Privacy statement

Kerckhoffs Advocaten B.V., hierna: “Kerckhoffs Advocaten”, zal uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens, alsmede overige toepasselijke wet- en regelgeving. Indien u Kerckhoffs Advocaten een e-mail zendt, zal Kerckhoffs Advocaten uw persoonsgegevens gebruiken om op uw vragen of opmerkingen te reageren. Indien u zich middels een contactformulier inschrijft voor het ontvangen van nieuwsbrieven, voor het deelnemen aan bepaalde evenementen of seminars, gebruiken wij uw persoonsgegevens enkel voor de daartoe opgegeven doeleinden. U heeft het recht om Kerckhoffs Advocaten te verzoeken u inzage te verlenen in uw persoonsgegevens en/of deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Uw persoonsgegevens zullen zo zorgvuldig en veilig mogelijk worden verwerkt. Voor nadere informatie kunt u steeds contact opnemen met Kerckhoffs Advocaten.

Kerckhoffs Advocaten hecht belang aan uw privacy. In deze privacyverklaring informeert Kerckhoffs Advocaten u op welke wijze Kerckhoffs Advocaten met uw persoonsgegevens omgaat.

1. Contactgegevens

Kerckhoffs Advocaten B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke en is gevestigd aan de Wilhelminasingel 77, 6221 BG Maastricht. Telefonisch kunt u ons bereiken op 043 3215929, per e-mail via maastricht@https://https://kerckhoffsattorneys.com.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor alle personen van wie Kerckhoffs Advocaten persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij Kerckhoffs Advocaten, student-stagiaires en sollicitanten, alsmede externe adviseurs.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:
– cliënten van Kerckhoffs Advocaten;
– potentiële cliënten van Kerckhoffs Advocaten waarmee contact is gelegd;
– bezoekers van de website van Kerckhoffs Advocaten;
– ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van Kerckhoffs Advocaten;
– alle andere personen die contact opnemen met Kerckhoffs Advocaten of van wie Kerckhoffs Advocaten persoonsgegevens verwerkt.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Kerckhoffs Advocaten

Kerckhoffs Advocaten verwerkt de volgende persoonsgegevens die door u verstrekt:
– contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van uw zaak door een advocaat;
– contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren;
– contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes.

Kerckhoffs Advocaten verwerkt de volgende persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën:
– IP-nummer
– uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd
– of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u　klikt

Kerckhoffs Advocaten verwerkt de volgende persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
– persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke social media platforms zoals LinkedIn.
– persoonsgegevens verkregen uit het Bevolkingsregister, Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster
– persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites

De website van Kerckhoffs Advocaten bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social-mediabuttons. Kerckhoffs Advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Evenmin is Kerckhoffs Advocaten verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en die social-mediaplatforms.

4. Waarvoor gebruikt Kerckhoffs Advocaten uw persoonsgegevens?
Kerckhoffs Advocaten gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk:

Kerckhoffs Advocaten gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk:

Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u Kerckhoffs Advocaten opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische diensten door (een van) onze advocaten. Indien u een zaak in behandeling geeft aan een advocaat, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.

Het nakomen van wettelijke verplichtingen. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) is Kerckhoffs Advocaten verplicht om van natuurlijke personen een kopie van het paspoort of de identiteitskaart te vragen en van rechtspersonen een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Als deze informatie niet verstrekt wordt dan vormt zulks voor de advocaat een mogelijke indicator aan de hand waarvan een transactie die mogelijk verband houdt met witwaspraktijken moet worden gemeld bij FIU-Nederland. De WWFT verbiedt de advocaat die een melding doet zijn cliënt daarover in te lichten. De WWFT verplicht de advocaat om de kopie van het identiteitsbewijs te bewaren tot tenminste vijf jaar na sluiting van het dossier.

Het onderhouden van contact met u. Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.

Het verbeteren van de product- en dienstinformatie van Kerckhoffs Advocaten en het uitvoeren van gerichte marketingacties. Kerckhoffs Advocaten vindt het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd. Indien wij van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. Indien u later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.

De volgende gegevens analyseren wij:

Interactiegegevens: Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen Kerckhoffs Advocaten en u. Bijvoorbeeld over uw gebruik van onze website of ondersteunende applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is tussen Kerckhoffs Advocaten en u.

Gedragsgegevens: Persoonsgegevens die Kerckhoffs Advocaten verwerkt over uw gedrag, zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit uw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde telefoongesprekken en e-mailcontact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met uw toestemming, die u altijd weer kunt intrekken.

Het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken. Soms vragen wij cliënten mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.

Het verbeteren en beveiligen van onze website.

Het maken van gebruikersstatistieken. De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.

5. Rechtsgrond van de verwerking

Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden waar Kerckhoffs Advocaten zich op baseert zijn:
a. Toestemming
Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
b. Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
c. Wettelijke verplichting
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
d. Gerechtvaardigd belang
Kerkhoffs Advocaten mag ook persoonsgegevens verwerken als Kerckhoffs Advocaten een gerechtvaardigd belang heeft en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor seminars en events.

6. Verwerkers

Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.
Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

7. Persoonsgegevens delen met derden

Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.
In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:

Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij of het sluiten van een overeenkomst.
– Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.
– Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.

8. Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER

Het kan soms nodig zijn uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier door een advocaat. 　 Voor het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, kunnen wij gebruik maken van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverleners (verwerkers).

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.

Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij u juridische ondersteuning verlenen.

9. Duur van de opslag

Kerckhoffs Advocaten hanteert ten aanzien van de duur van de opslag van de persoonsgegevens de regels van de Orde van Advocaten (website van de Nederlandse Orde van Advocaten (www.advocatenorde.nl / Advocaten / Regels voor advocaten). Onder ‘Wet- en regelgeving’ worden hier met betrekking tot het bewaren van documenten de volgende bewaartermijnen aangegeven:

– zaakdossiers: twintig jaar bewaren na het afsluiten van een zaak.

– administratieve gegevens: zeven jaar bewaren (het betreft hier onder meer de financiële administratie).

10. Indien u vragen hebt over uw persoonsgegevens

Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Neemt u voor al deze vragen contact op via 043 3215929 of maastricht@https://https://kerckhoffsattorneys.com.

11. Klachten?

Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar　maastricht@https://https://kerckhoffsattorneys.com of te bellen met 043-3215929. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Veranderingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we deze privacyverklaring aanpassen. We nodigen u daarom uit deze privacyverklaring regelmatig te checken, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook via onze website attent maken.